โซเชียลมีเดียเป็นพื้นที่เสี่ยง หลายคนได้เรียนรู้สิ่งนี้ด้วยวิธีที่ยากลำบาก – ปี 2559 เริ่มต้นด้วยชาวแอฟริกาใต้หลายคนตกงานหลังจากแสดงความคิดเห็นเหยียดผิวบนFacebookและTwitter สื่อสังคมออนไลน์ยังถูกใช้เพื่อเปิดเผยผู้ที่มีมุมมองเหยียดเชื้อชาติ เหตุการณ์เหล่านี้เป็นเครื่องเตือนใจว่าองค์กรต่างๆ จำเป็นต้องสร้างขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติเพื่อจัดการชื่อเสียงของตนมากขึ้นเรื่อยๆ นายจ้างต้องเข้าใจความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องในขณะที่พวกเขาและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมุ่งมั่นที่จะมีส่วนร่วมกับชุมชนที่
กว้างขึ้นบนโซเชียลมีเดีย สำหรับมหาวิทยาลัย ความเสี่ยงนี้ขยาย
ไปถึงเจ้าหน้าที่และนักศึกษาที่มีความเกี่ยวข้องหรือเชื่อมโยงอย่างเป็นทางการกับสถาบัน ตัวอย่างเช่น มหาวิทยาลัยพริทอเรียได้รับผลสะท้อนกลับอย่างรุนแรงเมื่อนักศึกษา 2 คนของพวกเขาสวมชุด”หน้าดำ”ในงานปาร์ตี้และโพสต์รูปถ่ายของตนเองทางออนไลน์ พวกเขาถูกตั้งข้อหาทำให้มหาวิทยาลัยเสื่อมเสียชื่อเสียง
เราได้ทำการวิจัย – ซึ่งจะเผยแพร่ในเร็วๆ นี้ – ซึ่งแสดงให้เห็นว่าสถาบันอุดมศึกษาของแอฟริกาใต้ควรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้อย่างจริงจังมากขึ้น มหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ไม่มีนโยบายสื่อสังคมอย่างเป็นทางการ บางคนดูเหมือนจะไม่ถือว่าโซเชียลมีเดียเป็นความเสี่ยงต่อชื่อเสียงของพวกเขาเลย
นโยบายที่เป็นทางการนั้นหายาก
การวิจัยของเราเกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยของรัฐ 23 แห่งจาก 25 แห่งของแอฟริกาใต้ จุดประสงค์คือเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขามีนโยบายเกี่ยวกับโซเชียลมีเดียหรือไม่ และโดยทั่วไปแล้วพวกเขาจัดการโซเชียลมีเดียอย่างไร ผลลัพธ์แสดงให้เห็นว่า:
91% ของมหาวิทยาลัยไม่มีนโยบายโซเชียลมีเดียอย่างเป็นทางการ มหาวิทยาลัย 4 แห่งอยู่ระหว่างการอนุมัติร่างนโยบายโซเชียลมีเดีย เราไม่สามารถตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ได้ในขณะที่ทำการศึกษา และ
61% ไม่มีเอกสารที่เป็นทางการในการจัดการโซเชียลมีเดีย เราสามารถรับเอกสารเก้าฉบับ – นโยบายโซเชียลมีเดีย แนวทางหรือกลยุทธ์ – สำหรับการวิเคราะห์ นี่คือข้อค้นพบที่สำคัญจากเอกสารเหล่านั้น:
44% มุ่งเน้นไปที่โซเชียลมีเดียเท่านั้นที่เป็นความเสี่ยงต่อสถาบัน 33% ให้ความสำคัญกับมันเป็นทั้งความเสี่ยงและเครื่องมือสร้างความสัมพันธ์ ในขณะที่ 22%
ให้ความสำคัญกับมันในฐานะเครื่องมือในการสร้างความสัมพันธ์เท่านั้น
เอกสารส่วนใหญ่อ้างถึง “แบรนด์” และ “รูปภาพ” มีเพียง 22% เท่านั้นที่ให้ความสำคัญกับแบรนด์ ภาพลักษณ์ และชื่อเสียง
56% อ้างอิงถึงการลงโทษทางวินัยโดยตรงสำหรับผู้ที่ละเมิดแนวทางปฏิบัติในเอกสาร และ
67% เสนอแนวทางทั้งแบบมืออาชีพและส่วนตัวในการใช้โซเชียลมีเดีย
มหาวิทยาลัยจำเป็นต้องเข้าใจบทบาทที่สำคัญของโซเชียลมีเดียในกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการเติบโตและการพัฒนาที่ยั่งยืน
ชื่อเสียงเป็นปัญหาของทุกคน
ขั้นตอนต่อไปคือการเรียนรู้ว่ามหาวิทยาลัยที่ไม่มีนโยบายอย่างเป็นทางการจะจัดการกิจกรรมและชื่อเสียงบนโซเชียลมีเดียได้อย่างไร เราสัมภาษณ์บุคคลหนึ่งคนจากแต่ละมหาวิทยาลัย 11 แห่งเพื่อทำความเข้าใจเชิงลึกเกี่ยวกับแนวทางของพวกเขาในโซเชียลมีเดีย คำถามยังสำรวจวิธีที่มหาวิทยาลัยใช้โซเชียลมีเดียนอกเหนือจากหน้าที่ทางการตลาด
คำตอบชี้ให้เห็นว่ามหาวิทยาลัยต่าง ๆ รู้ว่าพวกเขาต้องพัฒนานโยบายโซเชียลมีเดียเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยง แต่ส่วนใหญ่ไม่เห็นว่าควรใช้นโยบายเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อได้เปรียบที่อาจเกิดขึ้นจากสื่อสังคมออนไลน์ รวมถึงเป็นพื้นที่สำหรับการสรรหา แบ่งปันงานวิจัยหรือการจัดการวิกฤต
แต่มหาวิทยาลัยกลับให้ความสำคัญกับชื่อเสียงขององค์กรในฐานะปัญหาการสร้างแบรนด์ และพวกเขาเชื่อว่าชื่อเสียงเป็นเป้าหมายของแผนกสื่อสารหรือการตลาดมากกว่าหน่วยงานหรือกลุ่มอื่นๆ
นี่ไม่ใช่กรณี พนักงานและนักศึกษาจำเป็นต้องตระหนักว่า แม้ว่าพวกเขาจะใช้โซเชียลมีเดียในฐานะส่วนตัว แต่พวกเขาอาจดูเหมือนเป็นตัวแทนของมหาวิทยาลัย พวกเขาได้รับการยอมรับว่าเป็นพนักงานหรือนักศึกษาของมหาวิทยาลัยนั้น และคำพูดทางโซเชียลมีเดียของพวกเขาอาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของสถาบันหรืออาจทำให้ชื่อเสียงดีขึ้นได้
ถึงเวลาที่จะได้รับเชิงรุก
มหาวิทยาลัยในแอฟริกาใต้ละเลยการพัฒนานโยบายโซเชียลมีเดียมาจนถึงปัจจุบัน พวกเขาอาจยังไม่เคยมีประสบการณ์ถึงความต้องการระบบการจัดการที่เป็นทางการ เนื่องจากทีมสื่อสารยังคงมีแนวโน้มที่จะเป็นผู้ที่จัดการกับวิกฤตการณ์หรือพฤติกรรมที่ไม่ดีบนโซเชียลมีเดีย
แต่ความผิดพลาดใดๆ บนโซเชียลมีเดียส่งผลให้เกิดปัญหาด้านชื่อเสียง กฎหมาย และจริยธรรม การละเมิดหรือการใช้ความสัมพันธ์ทางสื่อสังคมในทางที่ผิดมีผลตามมา
ถึงเวลาแล้วที่มหาวิทยาลัยจะต้องดำเนินการเชิงรุกและจัดระบบเพื่อจัดการกับความเสี่ยงเหล่านี้ ซึ่งสามารถทำได้โดยกำหนดและนำนโยบายสื่อสังคมออนไลน์และระบบการจัดการไปใช้ในสถาบันของตน
